1. Zwrot VAT zapłaconego w państwie członkowskim przez firmę z innego kraju UE określa Dyrektywa Rady 2008/9/WE z dnia 12.02.2008 roku.

    Zgodnie z nią zwrot VAT może odzyskać :

    a)każda polska firma, która nie ma siedziby ani nie prowadzi działalności gospodarczej w innym państwie,
    b) zarejestrowana w Polsce dla celów podatku VAT i posiadająca siedzibę na terenie naszego kraju,
    c) towary i usługi zakupione za granicą jak i zapłacony za nie podatek VAT muszą być ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
    d) wnioskodawca musi dokonywać sprzedaży opodatkowanej w Polsce (lub stosować proporcje w rozliczeniu VAT w Polsce).

     
  2. Wniosek o zwrot VAT jest składany przez podatnika w formie formularza VAT-REF do właściwego zagranicznego Urzędu Skarbowego za pośrednictwem właściwego dla wnioskodawcy polskiego urzędu skarbowego.
     
  3. Formularz VAT-REF składa się do 30 września następującego po roku, w którym wnioskodawca nabył prawo do zwrotu podatku zapłaconego za granicą.
     
  4. Zwrot podatku VAT dotyczy wszystkich zakupów dokonywanych w ramach prowadzonej w Polsce działalności gospodarczej w dowolnym kraju Unii Europejskiej. Każdy z krajów UE posiada własne regulacje za co zwracamy jest podatek  VAT.

    Najczęściej zwrot VAT dotyczy:

    a) zapłaty za paliwa, opłat drogowych, parkingów,
    b) napraw samochodów, zakupu części zamiennych i akcesoriów samochodowych,
    c) kosztów noclegu,
    d) zakupu sprzętu elektronicznego jako wyposażenia,
    e) kosztów związanych z udziałem w targach, szkoleniach, wystawach itp.
     
  5. Każdy wydatek powinien być udokumentowany fakturą VAT z pełnymi danymi polskiej firmy. W niektórych krajach możliwy jest również zwrot VAT na podstawie posiadanych paragonów.
     
  6. Niezbędne dane do przygotowania wniosku o zwrot VAT to :

    a) aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS,
    b) zaświadczenie REGON,
    c) zaświadczenie o nadaniu numeru VAT lub o statusie czynnego płatnika VAT (VAT-5) – nadane przed data pierwszego zakupu za granicą,

     
  7. Wnioskodawca otrzymuje zwrot podatku VAT na swój (firmowy) rachunek bankowy po rozpatrzeniu wniosku i wydaniu decyzji przez zagraniczny Urząd Skarbowy, który dokonuje przelewu. 
     
  8. Termin zwrotu zagranicznego podatku VAT jest zależny od kraju do którego podatnik wnioskuje o jego zwrot.